Transcurridos los cinco años de obligación de custodia de la documentación por el secretario-administrador, ¿puede éste destruirla o debe devolverse al presidente de la comunidad?

La decisión de destruir la documentación no corresponde al Secretario-Administrador sino en todo caso a la Junta de propietarios, pues una competencia de interés general que le atribuye el art. 14 LPH -. Transcurridos cinco años, ésta puede decidir lo que crea más conveniente.
Ahora bien, es importante advertir que no toda la documentación está sujeta a unos mismos plazos de custodia.
En efecto, conforme al art.19.4 LPH , el secretario deberá conservar, durante el plazo de cinco años, las convocatorias, comunicaciones, apoderamientos y demás documentos relevantes de las reuniones. Así, el secretario custodiará los libros de actas de la Junta de propietarios, además del título constitutivo de la Propiedad Horizontal, los estatutos, el reglamento de régimen interior (si existiera), las resoluciones judiciales que afecten a la Comunidad, las notificaciones o requerimientos notariales que efectúe o reciba la Comunidad, el libro inventario de los bienes de la Comunidad.
Ahora bien, no es aplicable el deber de conservación durante ese plazo de cinco años que marca la ley a los libros de actas de las Juntas de Propietarios. Estos deben conservarse mientras siga vigente el régimen de Propiedad Horizontal. Y lo mismo ocurre con el título constitutivo de la Propiedad Horizontal, los estatutos o el reglamento de régimen interior.
Según el tenor literal de ese art.19.4 LPH , ese plazo de cinco años sólo es aplicable a los documentos relevantes de las reuniones, por lo que parece que quedan fuera otro tipo de documentos como son los judiciales o notariales relacionados con la Comunidad. Respecto a estos, creemos que el Secretario los ha de conservar en su poder durante toda la vida de la Comunidad de Propietarios.
La obligación de conservación de documentación de carácter mercantil, facturas, recibos etc., el criterio debe ser el indicado del C. de Comercio, es decir, 6 años a contar desde el último asiento realizado en los libros (art. 30 C. Comercio ). Se trata de un plazo de prescripción, y no de caducidad, por lo que puede ser interrumpido por la actuación de la Administración tributaria.
Respecto a los libros obligatorios conforme a normas tributarias, junto con sus soportes documentales, deberán conservarse durante el plazo en que subsiste el derecho de la Administración a exigir la deuda tributaria (art. 64 Ley General Tributaria .
Para el caso de la documentación laboral, se podría tomar en consideración el plazo de las reclamaciones, un año para reclamaciones económicas, y 20 días en caso de despido improcedente, aunque, en todo caso, la prudencia puede aconsejar plazos más largos. Lo mismo cabe afirmar de la documentación en materia de Seguridad Social.
De otra parte, si se trata de un contrato civil, por ejemplo, suministro, obra o compraventa, el plazo de conservación de la documentación relativa al mismo debería elevarse a 15 años, dado que el plazo de prescripción de las acciones para exigir responsabilidad contractual es de 15 años conforme al art. 1964 CC